Huishoudelijk Reglement
Loge Anna Paulowna, nr 39. Oosten Zaandam.
September 1994
(laatst gewijzigd op 1 juni 2006)
Goedkeuring Huishoudelijk Reglement.
1. Dit Huishoudelijk Reglement is goedgekeurd tijdens de Algemene Vergadering die gehouden werd op 13 april 1994 en is laatstelijk gewijzigd op 1 juni 2006.
2. De notulen van deze Algemene Vergadering liggen ter inzage bij het Secretariaat van de Loge.
Naam, kleur en Werkjaar.
Artikel 1. Naam, kleur en Werkjaar.
1. De Loge “~na Paulowna”, gevestigd in het Oosten Zaandam is blijkens de haar verleende Constitutiebrief, opgericht op de 13e dag van de 9e maand van het jaar des waren Lichts 5817. De Loge is een zelfstandige vereniging van de leden der Orde van Vrijmetselaren onder het Grootoosten der Nederlanden.
2. De onderscheidingskleuren der Loge zijn groen en oranje.
3. Het werkjaar der Loge, zulks ter onderscheiding van het verenigingsjaar als bedoeld bij art. 1, lid 4, van de Statuten, loopt van 1 juli tot en met eind juni van het daarop volgende kalenderjaar.
Leden, Buitengewone leden en Leden van Eer
Artikel 2. Leden, buitengewone leden en Leden van Eer.
1. De Loge kent leden, buitengewone leden en leden van eer. Lid der Loge kunnen slechts zijn vrijmetselaren in de graad van Leerling, Gezel of Meester, die als zodanig in deze of in een andere regelmatige Loge zijn aangenomen.
Artikel 3. Aannemen van candidaat-Leden
1. De aanneming van candidaat-leden geschiedt met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 29 tot en met 31; de aanneming tot Leerling-Vrijmetselaar geschiedt in een in de eerste graad te houden Comparitie.
2. Aan candidaat4eden die in een andere regelmatige Loge zijn aangenomen, kan slechts om dringende reden het lidmaatschap der Loge worden geweigerd, zulks ter beoordeling van de Voorzittend Meester en de Commissie van Onderzoek tezamen, de Meestervergadering der Loge gehoord. Zij nemen daartoe niet eerder het besluit dan na terzake het advies, hetwelk niet als bindend behoeft te worden beschouwd, van de Raad van Discipline der Orde van Vrijmetselaren onder het Grootoosten der Nederlanden te hebben ingewonnen, evenwel met instemming van de Voorzittend Meester der Loge.
3. Candidaat-leden/gewezen vrijmetselaren die om wedertoelating vragen worden niet toegelaten dan met instemming van de Meestervergadering. Voor zodanige instemming is een met een meerderheid van twee/derde van het aantal aanwezige stemgerechtigde leden genomen besluit vereist.
Artikel 4. Rechten van de leden.
1. De leden hebben het recht de in hun en in een lagere graad te houden vergadering bij te wonen.
2. Zij hebben stemrecht en kunnen voorstellen doen.
3. Eerst na het verkrijgen van de graad van Meester-Vrijmetselaar zijn de leden bevoegd bestuursfuncties te vervullen.
Artikel 5. Opzeggen van lidmaatschap.
1. Bij opzegging van het lidmaatschap van de Orde zijn de desbetreffende leden de contributie voor het nog lopende verenigingsjaar verschuldigd.
2. De opzegging dient door tussenkomst van de Secretaris der Loge voor 1 december van het lopende verenigingsjaar schriftelijk te geschieden
3. Vindt opzegging plaats na de in het tweede lid genoemde datum, doch voor het einde van het verenigingsjaar, dan is niettemin over het volgende verenigingsjaar de minimum contributie verschuldigd.
Artikel 6. Lidmaatschap buitengewone leden.
1. Buitengewoon lid kunnen slechts zijn, zij die lid zijn van hetzij een andere tot de Orde behorende Loge, dan wel van een andere erkende Grootmacht. Evenals de leden hebben zij het recht de in hun of in een lagere graad te houden vergaderingen bij te Wonen.
2. Zij hebben geen stemrecht en missen de bevoegdheid bestuursfuncties te vervullen. Zij zijn evenwel bevoegd voorstellen te doen en een raadgevende stem uit te brengen.
3. Het bepaalde in artikel 5, leden 1 en 2 is van overeenkomstige toepassing. Het buitengewone lidmaatschap eindigt voorts doordat dit lidmaatschap wordt omgezet in een gewoon lidmaatschap.
Artikel 7. Lidmaatschap Leden van Eer.
Leden van Eer kunnen zijn die leden en buitengewone leden, die naar de mening der overige leden van de Loge zich gedurende een lange reeks van jaren bijzonder hebben onderscheiden bij het verrichten van hun maçonnieke arbeid ten behoeve van de Loge.
Artikel 8. Benoeming Leden van eer.
1. De verlening van het lidmaatschap van Eer geschiedt op voordracht van het Bestuur, bij besluit van de Leden der Loge.
2. Omtrent de tot het in het eerste lid bedoelde besluit te volgen procedure, handelt het Bestuur naar bevind van zaken.
3. De installatie tot Lid van Eer geschiedt tijdens O.L.
4. Eerder verleende rechten worden onverkort gehandhaafd.
Artikel 9. Vervallen.
Artikel 10. Verkiezingen van het Bestuur.
1. De leden van het bestuur worden op voordracht van liet Bestuur gekozen uit de gewone leden Meesters~Vrjjmetselaar der Loge tijdens een daartoe belegde Algemene Vergadering. In deze vergadering beslissen de leden der Loge tevens omtrent de aan het gekozen bestuurslid op te dragen functie.
2. De leden der Loge zijn bevoegd tegencandidaten voor de verkiezing voor te dragen. Deze voordracht dient door tenminste vijf leden blijkens een daartoe ondertekend verklaring te worden ondersteund en niet later dan vijf dagen voor de dag waarop de vergadering ter verkiezing van de bestuursleden zal worden gehouden, aan het Bestuur te worden aangeboden. Bij de voordracht dient een bereidverklaring van de desbetreffende candidaat te zijn gevoegd.
3. Indien leden van het Bestuur om welke reden dan ook tussentijds hun functie neerleggen, treden de nieuw gekozen bestuursleden in hun plaats op het rooster van aftreden, als bedoeld bij artikel 16, derde lid. De alsdan nog te vervullen zittingsperiode telt niet mee voor de bepaling van de in het tweede lid van artikel 9 van de Statuten bepaalde termijn.
4. Alvorens hun functie te aanvaarden leggen de nieuwe bestuursleden de volgende gelofte af:
“Ik beloof dat ik de waardigheid der Loge zal handhaven, voor haar bloei en luister zal waken en de functie, die mij is opgedragen, met ijver, trouw en toewijding zal vervullen”.
Artikel 11. Beëindiging bestuurslidmaatschap
Het bestuurslidmaatschap eindigt:
1. bij het verstrijken van de in artikel 9 van de Statuten bedoelde termijn.
2. door ontzetting uit de functie om dringende reden bij een besluit van de leden der Loge; dit besluit kan slechts worden genomen tijdens een in de eerste graad te houden vergadering met een meerderheid van drie/vierde der rechtsgeldig uitgebrachte stemmen.
3. door afstand, in welk geval het betrokken bestuurslid van zijn besluit schriftelijk kennis geeft aan de leden der Loge door tussenkomst van de Secretaris.
4. door het einde van het lidmaatschap der Loge.
Artikel 12. Vergoedingen voor bestuursleden.
1. Voor hun werkzaamheden ontvangen de leden van het Bestuur generlei materiële beloning in welke vorm dan ook.
2. De door hen noodzakelijk gemaakte kosten zullen vanwege de Loge worden vergoed.
Artikel 13. Vergaderingen van het Bestuur.
- Het Bestuur vergadert zo dikwijls als de Voorzittend Meester of drie van de overige leden van het Bestuur dit verlangen.
Het Dagelijks Bestuur.
Artikel 14. Het Dagelijks Bestuur.
1. Het Dagelijks Bestuur wordt gevormd door de Voorzittend Meester, de Secretaris en de Thesaurier.
2. Het Dagelijks Bestuur is naast haar verantwoordelijkheid voor het op de juiste wijze handelen van de Loge als Vereniging, belast met het aangaan van verhuurovereenkomsten tot gebruik van het Logegebouw en de daarbij behorende inventaris.
Artikel 15. Taken van de Voorzittend Meester.
1. De Voorzittend Meester leidt de vergadering der Loge en vertegenwoordigt de Loge al dan niet tezamen met een of meer leden van het Bestuur of een ander daartoe aangewezen lid der Loge, bij alle daarvoor in aanmerking komende gelegenheden.
2. Hij houdt toezicht op en is verantwoordelijk voor de handhaving van de Grondwet van de Orde van Vrijmetselaren de Ordewetten, de krachtens deze wetten genomen besluiten, de Statuten en het Huishoudelijk Reglement der Lage en de uitvoering van de door het Bestuur en van door de leden der Loge genomen besluiten.
3. Met in achtneming van het bepaalde in het tweede lid, behoeft de Voorzittend Meester voor het aangaan van verbintenissen, de medewerking van het Dagelijks Bestuur.
4. Bij diens afwezigheid wordt de Voorzittend Meester voor de leiding van de te houden vergaderingen der Lage vervangen door de Gedeputeerd Meester of zo deze eveneens afwezig is, de Eerste Opziener of de Tweede Opziener en zo deze allen niet aanwezig zijn door het oudste in de vergadering aanwezige gewoon lid Meester-Vrijmetselaar der Loge. Bij ontstentenis gedurende een aaneengesloten periode van langer dan drie maanden, wordt de functie van Voorzittend Meester waargenomen door een door de leden der Loge aangewezen lid der Loge. De aldus aangewezen plaatsvervanger treedt in alle rechten en plichten van de Voorzittend Meester.
Artikel 16. Taken van de Secretaris.
1. De Secretaris is belast met de zorg voor de inkomende en uitgaande stukken en het archief. Voorts houdt hij een ledenregister bij bevattende
a. de namen van de leden der Loge, van de buitengewone leden en de Leden van Eer, met alle van belang zijnde persoonlijke gegevens als datum van hun geboorte, adres, beroep cr1 in de Loge of elders vervulde functies, en wat naar zijn oordeel verder nuttig is;
b. het tijdstip van opneming in de Orde en de naam van de Loge waarin het betrokken lid werd aangenomen;
c. het tijdstip der bevordering en van de verheffing en de naam der loges waarin deze hebben plaats gehad;
d. de datum van de beëindiging van het lidmaatschap;
e. iedere mutatie in het register brengt hij ter kennis van de Thesaurier der Loge.
2. Uiterlijk in de maand april na afloop van ieder verenigingsjaar brengt de Secretaris een jaarverslag uit, tijdens een daartoe belegde Algemene Vergadering.
3. De Secretaris maakt op en houdt bij een rooster volgens hetwelke telkenjare een gedeelte van het aantal bestuursleden en de officieren zal aftreden.
4. De Secretaris doet zich in zijn arbeid, meer in het bijzonder voor het opmaken der notulen, bijstaan door de Tweede Secretaris; deze is tevens secretaris van de Commissie als bedoeld in artikel
Artikel 17. Taken van de Thesaurier.
1. De Thesaurier is belast met het beheer der geldmiddelen en het verdere vermogen van de Loge. Daartoe voert hij een regelmatige administratie die telkenjare na afloop van het verenigingsjaar wordt afgesloten.
2. Telkens na afloop van ieder verenigingsjaar maakt de Thesaurier de Jaarstukken op en legt deze ter goedkeuring voor aan de leden van de Lege tijdens de bij artikel 16 lid 2 bedoelde vergadering. Bij de stukken behoort het prae-advies van de in artikel 27 bedoelde Kascommissie
3. Uiterlijk drie maanden, doch niet later dan één maand voor de aanvang van ieder verenigingsjaar wordt de door de Thesaurier opgemaakte begroting ter goedkeuring aan de leden der Loge, tijdens een daartoe belegde Algemene Vergadering, voorgelegd.
4. Indien het noodzakelijk is van een eenmaal vastgestelde begroting af te wijken behoeft de Thesaurier daartoe de machtiging van de Voorzjttend Meester, indien het bedrag van het meerdere een bedrag van fl 1000,- doch niet meer clan fl 2500,- overschrijdt. Bij verdere overschrijding dient de Thesaurier hij de Ledenvergadering een supletoire begroting in.
5. Tot het doen van niet in de begroting voorziene uitgaven behoeft hij de toestemming van het Bestuur, indien het bedrag van die uitgave een bedrag van fl. 1000,- overschrijdt. Voor bedragen hoger dan fl. 2500,- is het bepaalde in het vierde lid van overeenkomstige van toepassing.
De overige leden van het Bestuur.
Artikel 18. Taken van de overige leden van het Bestuur.
1. De Gedeputeerd Meester vervangt de Voorzittend meester, alsmede de overige leden van het Bestuur bij hun afwezigheid. Hij is tevens voorzitter van de Commissie als bepaald hij artikel 22.
2. De Opzieners verrichten hun rituele arbeid onder leiding van en in samenwerking met de Voorzittend Meester.
3. Hun plaats in de Comparities is aan het einde der Kolommen. Door tussenkomst der Opzieners wordt door de Voorzittend Meester het woord verleend aan de Broeders in de Kolommen.
4. De Eerste Opziener draagt zorg voor het geven van instructie aan de Gezellen. Hij is Voorts bij voorkeur lid en zo mogelijk voorzitter van de Commissie als bedoeld bij artikel 21 lid 1, letter g.
5. De Tweede Opziener draagt zorg voor het geven van instructie aan de Leerlingen. Hij is voorts bij voorkeur lid en zo mogelijk voorzitter van de Commissie als bedoeld bij artikel 21 lid 1, letter
Artikel 19. Taken van de Redenaar.
1. De Redenaar geeft in de Comparitie bij de inwijding tot Leerling aan de nieuw aangenomen Broeder een explicatie van het Tableau.
2. Bij plechtigheden voert hij het woord of levert een Bouwstuk op.
3. In de Voorhof vertolkt hij als Geweten der Loge in een samenvattend betoog de indruk die een opgeleverd Bouwstuk op de Broeders heeft gemaakt.
4. De Redenaar is voorts bij voorkeur lid en zo mogelijk voorzitter van de Commissie als bedoeld bij artikel 21 lid 1. letter b.
De Officieren
Artikel 20. Benoeming en taken van de Officieren.
1. Het Bestuur doet zich in zijn taak bijstaan door daartoe aangewezen leden der Loge, Officieren genaamd, die de functie vervullen van:
Ceremoniemeester.
Voorbereider
Dekker
Broeder van Talent.
Onderzoeker.
Aalmoezenier
Bouw en Meubelmeester
Hof- en Keldermeester
Archivaris/Bibliothecaris
Bedienaar van het Licht.
2. De Officieren worden op voordracht van het Bestuur gekozen tijdens een daartoe belegde Algemene Vergadering en wel voor een periode van drie jaar.
3. Alvorens hun functie te aanvaarden leggen zij de belofte af als omschreven in artikel 10 vierde lid.
4. Een omschrijving van de door de onderscheidende Officieren te vervullen werkzaamheden is neergelegd in het bij dit Reglement behorende onderdeel “Taakomschrijving diverse functionarissen” van de Loge Anna Paulowna”.
De Commissies
Artikel 21. Taken en samenstelling van de diverse Commissies.
1. Ten behoeve van de voortgang der werkzaamheden wordt het Bestuur bijgestaan door de navolgende commissies
a. – de Commissie van Onderzoek;
b. – de Commissie van de Arbeidstafel;
c. – de Commissie tot onderhoud van het Logegebouw en de daarbij behorende inventaris;
d. – de Commissie Avonden met Dames
e. – de Commissie van Beheer;
f. – de Kascommissie;
g. – de Commissie Voorlichting.
2. De Commissies hebben hetzij een adviserende, hetzij een zelfstandige, hetzij een deels adviserende deels zelfstandige taak, doch zijn te allen tijde verantwoording verschuldigd aan het Bestuur.
3. Behoudens t.a.v. het lidmaatschap van de Kascommissie en met in achtneming van hetgeen elders in dit Reglement is bepaald kunnen lid van de. Commissies zijn – leden en bestuursleden van de Loge – met uitzondering van de Voorzittend Meester der Loge. Zij worden gekozen door de leden der Loge tijdens een daartoe belegde Algemene Vergadering
4. Het lidmaatschap van de Kascommissie en van de overige Commissies als bedoeld in het eerste lid van dit artikel, is onverenigbaar.
5. Iedere Commissie bestaat uit tenminste drie en ten hoogste 5 leden. Behalve waar in dit Reglement bindende regels zijn gegeven kiezen zij uit hun midden een voorzitter en wijzen diens plaatsvervanger aan en waar zulks wenselijk en/of geboden is een secretaris.
6. Besluiten worden genomen met gewone meerderheid van stemmen. Bij het staken der stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
7. Besluiten kunnen niet worden genomen indien niet tenminste de helft van het aantal Commissieleden – afgerond naar boven -aanwezig is, tenzij de afwezige leden te voren aan de voorzitter hun instemming met de in te dienen voorstellen hebben betuigd.
Artikel 22. Taken van de Commissie van Onderzoek.
1. De Commissie van Onderzoek staat zo mogelijk onder voorzitterschap van de Gedeputeerd Meester; de leden zijn Meester-Vrijmetselaar.
2. De Commissie heeft tot taak het geven van advies inzake de aanneming van candidaten tot Leerling-Vrijmetselaar de wederopname van gewezen vrijmetselaren, het verlenen van hoger Loon aan Leerling- Vrijmetselaren en het Verheffen tot Meester van Gezellen.
3. Elk lid van de Commissie heeft het recht zich in bijzondere gevallen aan het deelnemen aan een onderzoek van candidaten te onttrekken, zulks in overleg met de voorzitter. In de opengevallen plaats benoemt de voorzitter een ander lid der Loge tot plaatsvervangend lid voor de duur van het onderzoek. Het plaatsvervangend lid treedt voor de duur van het onderzoek in de rechten en verplichtingen van het lid dat hij vervangt.
4. De voorzitter kan, na overleg met de Voorzittend Meester der Loge en de overige leden der Commissie, zich voor een of meerdere onderzoeken doen bijstaan door een of meer daartoe aan te wijzen leden der Loge. Deze tijdelijk aangewezen buitengewone leden hebben dezelfde rechten en verplichtingen als de gewone leden der Commissie.
5. Van de beraadslagingen maakt de secretaris van de Commissie een schriftelijk verslag op. De kennisneming daarvan is slechts voorbehouden aan de Voorzittend Meester, de Secretaris der Loge en de overige leden der Commissie.
6. Het naar aanleiding van dit verslag opgemaakte rapport wordt in een Meester-vergadering der Loge behandeld en, indien het betreft de aanneming van een candidaat tot Leerling-Vrijmetselaar, dan wel de heropneming van een gewezen Vrijmetselaar, door de zorg van de Secretaris der Loge aan het hoofdbestuur gezonden, belegd met alle door het Hoofdbestuur voorgeschreven stukken.
Artikel 23. Taken van de Commissie van de Arbeidstafel
1. De Commissie van de Arbeidstafel staat zo mogelijk onder voorzitterschap van de Redenaar.
2. Uiterlijk plm. 1 december en plm. 1 augustus van ieder kalenderjaar stelt de Commissie na goedkeuring door de Voorzittend Meester de Arbeidstafel voor het komende halve werkjaar vast.
3. Indien sprekers worden uitgenodigd stelt de Commissie te voren een onderzoek in naar de kosten verbonden aan de te houden voordracht. Tot het aangaan van zodanige verbintenissen is het flat van de Thesaurier vereist.
Artikel 24. Taken van de Commissie tot onderhoud van het Logegebouw.
1. De Commissie tot onderhoud van het Logegebouw staat onder voorzitterschap van de Bouw en Meubelmeester. De Commissie wordt zo mogelijk mede gevormd of bijgestaan door de Commissie van Beheer.
2. De Commissie heeft tot taak het Logegebouw en de daartoe te rekenen registergoederen op zo gunstig mogelijke condities te doen onderhouden en daarbij het gebouw annex woning in goede staat te bewaren, terzake van welke werkzaamheden zij op een in overleg met de Thesaurier der Loge bepaalde wijze boek houdt. In het bijzonder dient de Commissie zich jaarlijks te beraden omtrent het op langere termijn aan het gebouw te verrichten onderhoud; zij zal daartoe een kostenplan opstellen.
3. De Commissie bereidt voor en doet het door haar noodzakelijk geachte onderhoud verrichten. Indien de aan het onderhoud, de herstelling of verbouwing verbonden kosten een bedrag van € 500 per verenigingsjaar het gebudgetteerde bedrag te boven gaan is toestemming van de Thesaurier der Loge vereist.
4. Voor de uitkomsten van haar bemoeiingen behoeft de Commissie jaarlijks de decharge van de Thesaurier der Loge, nadat deze het advies van de Kascommissie heeft ingewonnen.
Artikel 25. Taken van de Commissie Avonden met Dames.
1. De Commissie Avonden met Dames staat zo mogelijk onder voorzitterschap van de Tweede Opziener.
2. Tenminste eenmaal per jaar organiseert de Commissie een avond met Dames, alsmede 66n ter gelegenheid van de jaarwisseling te houden bijeenkomst.
3. De Commissie vervult haar taak zelfstandig. Voor de door de Commissie gesloten overeenkomsten waarmee geldelijke bedragen zijn gemoeid van meer dan fl 250,- per bijeenkomst, behoeft zij de toestemming van de Thesaurier van de Loge.
Artikel 26. Taken van de Commissie van Beheer
1. De Commissie van Beheer staat onder voorzitterschap van de Hof- en Keldermeester.
2. De Commissie verzorgt ofwel doet verzorgen, de verstrekking van spijzen en dranken aan de deelnemers van de door de Loge belegde bijeenkomsten, en draagt zorg voor het op peil houden van de voorraden.
3. De Commissie draagt zorgt voor het gereedmaken van de Voorhof in het Logegebouw voor de daarin plaats te vinden bijeenkomsten. Daarbij zorgt de Commissie voor de opening, sluiting, verwarming en verlichting van het gebouw.
4. De Commissie draagt zorgt of laat zorgdragen voor de gebruikelijke schoonmaakwerkzaamheden ten aanzien van het Logegebouw.
5. Voor het door de Commissie gevoerde financiële beheer is zij verantwoording verschuldigd aan de Thesaurier.
Artikel 27. Taken van de Kascommissie.
1. De Kascommissie staat onder voorzitterschap van een der leden der Loge bekwaam geacht Meester-Vrijmetselaar.
2. De Commissie ziet toe op het door de Thesaurier te voeren beheer der geldmiddelen van de Loge; voorts dient zij de Thesaurier van advies inzake de door deze te verlenen decharge aan de Commissies als bedoeld onder de artikelen 24, 25 en 26.
3. Van de door de Commissie ondernomen activiteiten maakt de Commissie jaarlijks, doch uiterlijk 1 april, een rapport op, welk rapport tevens dient te behelzen een advies aan de leden der Loge inzake de aan de Thesaurier te verlenen decharge.
Artikel 28. Taken van de Commissie Voorlichting
1. De Commissie Voorlichting staat zo mogelijk onder voorzitterschap van de Eerste Opziener.
2. Haar taak is er bij voortduring op gericht de maçonnieke beginselen meer bekendheid te geven. Daartoe belegt zij onder meer op geregelde tijden bijeenkomsten voor belangstellenden, waar een ter zake kundige Vrijmetselaar over de Vrijmetselarij spreekt.
3. Daarnaast belegt de Commissie bijeenkomsten in kleine kring waar belangstellenden die verder contact wensen, nader worden geïnformeerd.
4. Uit deze groep kan zij, in overleg met de Voorzittend Meester, belangstellenden uitnodigen een vergadering in de Voorhof bij te wonen, zo het op te leveren bouwstuk daartoe geschikt is.
S. Zij verspreidt ter informatie daartoe vervaardigde maçonnieke geschriften onder belangstellenden.
6. Voorts heeft de Commissie tot taak toe te zien op een regelmatig bezoek der leden van de vergaderingen der Loge, bij gebreke waarvan zij de desbetreffende leden benadert en het bezoeken van de vergaderingen der Loge zal bevorderen.
Candidaten voor de Orde.
Artikel 29. Definitie van de Candidaten.
Candidaten voor de Orde zijn zij die voldoen aan de eisen als gesteld in artikel 18 van de Grondwet van de Orde van Vrijmetselaren.
Artikel 30. Procedure rond de candidaatstelling.
1. De Voorzittend Meester ontvangt de candidaat voor een oriënterend gesprek en hoort ook de voorsteller.
2. De Voorzittend Meester zendt de stukken betreffende de candidaat door naar de voorzitter van de Commissie van Onderzoek, met het verzoek de candidatuur verder in behandeling te nemen.
3. De Commissie van Onderzoek stelt een onderzoek in naar de geschiktheid van de candidaat. Zij stelt een rapport op, dat in de Meestervergadering wordt uitgebracht.
4. Indien de Commissie van Onderzoek, de candidaat gehoord, en, gelet op de ingewonnen inlichtingen, tot het oordeel komt dat de candidatuur geen kans van slagen biedt, geeft zij daarvan kennis aan de Voorzittend Meester. Alvorens verder te besluiten pleegt deze overleg met de voorsteller.
5. Indien ook de Voorzittend Meester van oordeel is dat de candidatuur geen kans van slagen biedt, deelt hij de bevindingen van de Commissie in een mondeling onderhoud aan de candidaat mede, daarbij bevorderend dat deze zijn aanmelding schriftelijk intrekt.
6. Indien de candidaat echter volhardt in zijn aanmelding doet de Voorzittend Meester daarvan rapport aan de Commissie, waarna de Commissie handelt in overeenstemming met het bepaalde in artikel 31 van dit reglement.
Artikel 31. Goedkeuring van een Candidaat.
1. Onverminderd het bepaalde in artikel 3 van dit Reglement besluit de Meestervergadering tot wel of niet aanneming van de candidaat met een meerderheid van twee/derde van het aantal uitgebrachte geldige stemmen.
2. Het besluit van de Meestervergadering tot aanneming van een candidaat behoeft de goedkeuring van het hoofdbestuur der Orde.
Geldmiddelen.
Artikel 32. Verkrijging van geldmiddelen.
1. De geldmiddelen der Loge worden verkregen door:
a. – contributies.
b. – vrijwillige en bijzondere bijdragen.
c. – alle andere aan de Loge toevloeiende baten.
2. De geldmiddelen der Loge worden door de Thesaurier op de meest deugdelijke wijze belegd voor zover zij niet ter onmiddellijke beschikking voor het doen van uitgaven moeten staan.
3. Belegging bij een erkende bankinstelling of in Nederlandse staatsobligaties is steeds geoorloofd en ontheft de Thesaurier van alle aansprakelijkheid ten aanzien van de uitkomst van deze wijze van beleggen.
Artikel 33. Contributie.
1. De hoogte van de contributie wordt door het Bestuur – de leden van de Loge gehoord – vastgesteld.
2. De minimum contributie wordt zo dikwijls als nodig vastgesteld door de vergadering van de leden van de Loge.
3. De contributie is per verenigingsjaar verschuldigd, hij vooruitbetaling te voldoen. Indien het lidmaatschap van de Loge gedurende enig verenigingsjaar korter dan een vol jaar heeft geduurd is niettemin de volle voor dat verenigingsjaar vastgestelde contributie verschuldigd, tenzij het lidmaatschap korter dan drie maanden heeft geduurd, in welk geval een kwart van de contributie is verschuldigd, evenwel met een minimum van de aan de Orde af te dragen hoofdelijke bijdrage.
4. In overleg met de Thesaurier kan de Voorzittend Meester aan leden van de Loge gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichtingen tot het betalen van de contributie verlenen; het aan de Orde af te dragen bedrag der hoofdelijke bijdrage dient echter steeds te worden voldaan.
Artikel 34. Andere bijdragen.
1. Vrijwillige bijdragen zijn bijdragen voor de Aalmoezenierskas en het zogeheten Jubileumfonds 2017. Uit die Kas verstrekt de Aalmoezenier na overleg met de Voorzittend Meester, geldelijke ondersteuning aan fondsen, instellingen van maatschappelijk welzijn en/of personen. De opbrengsten van het Jubileumfonds 2017 worden aangewend voor de festiviteiten die in het jaar 2017 zullen worden ontplooid omtrent het 200 jarig bestaan van de Loge. Eventuele meeropbrengsten zullen worden aangewend voor het onderhoud van het Logegebouw.
2. Bijzondere bijdragen zijn de van de leden van de Loge gevraagde incidentele bijdragen voor bijzondere doeleinden van maçonnieke aard in de ruimste zin des woords, alsmede de van de candidaatleden geheven entreegelden. De hoogte van het te betalen entreegeld wordt zo dikwijls als noodzakelijk, door de vergadering van de leden der Loge vastgesteld.
3. Bijzondere bijdragen worden elk voor zich en ieder afzonderlijk door de Thesaurier in zijn administratie verantwoord.
Vergaderingen.
Artikel 35. Soorten vergaderingen.
1. De door de leden der Loge te houden vergaderingen worden onderscheiden in Comparities en andere bijeenkomsten; Comparities worden op aanwijzing van de Voorzittend Meester al dan niet in forma gehouden. Hij bepaalt tevens in welke graad de Comparitie zal worden gehouden.
2. Onder andere bijeenkomsten zijn te verstaan de Algemene Vergaderingen, de Avonden met Dames en introductie-bijeenkomsten; de Algemene Vergaderingen worden steeds gehouden in de eerste graad.
Artikel 36. Frequentie van de vergaderingen.
1. Zo dikwijls de Voorzittend Meester dit nodig oordeelt, doch tenminste twee maal per kalendermaand, behalve in de maanden juli en augustus, worden vergaderingen belegd. De Voorzittend Meester maakt het programma der te houden vergadering bekend in de per haljaar uit te geven Arbeidstafel.
2. Op de wijze, bepaald in artikel 7, lid 3 van de Statuten van de Loge kunnen de gewone leden der Loge een Algemene Vergadering doen houden.
Artikel 37. Leiding van de vergaderingen.
1. De vergaderingen worden geleid door de Voorzittend Meester of diens plaatsvervanger, in de volgorde genoemd in artikel 15, lid 4 van dit Reglement.
Artikel 38. Te nemen besluiten tijdens vergaderingen.
1. Besluiten kunnen door de vergadering van de leden der Loge niet rechtsgeldig worden genomen indien niet tenminste een vijfde van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig is, tenzij in dit Reglement anders is bepaald.
2. In een volgende vergadering is, mits de agenda der vergadering niet afwijkt van die als bedoeld in het eerste lid, geen quorum vereist.
3. Besluiten in strijd met de Grondwet van de Orde van Vrijmetselaren, Ordewetten, Statuten of dit Reglement zijn nietig.
Artikel 39. Stemmen tijdens vergaderingen.
1. Besluiten worden genomen zonder hoofdelijke stemming, tenzij de Voorzittend Meester hoofdelijke stemming beveelt of ten minste drie stemgerechtigde leden daarom verzoeken.
2. Indien een hoofdelijke stemming wordt gehouden geschiedt de stemming over personen schriftelijk dan wel met witte en zwarte bonen.
3. Tenzij anders is bepaald worden besluiten genomen bij gewone meerderheid van stemmen.
4. Bij staking der stemmen over zakelijke aangelegenheden wordt het in stemming gebrachte voorstel geacht te zijn verworpen.
Opheffing der Loge.
Artikel 40. Opheffen der Loge.
1. Indien de leden der Loge overeenkomstig het bepaalde in artikel 13 van de Statuten van de Loge tot opheffing besluiten – daargelaten de omstandigheid dat anderszins tot opheffing kan worden besloten – nemen zij dit besluit niet dan in een Algemene Vergadering, waarin tenminste de helft van het aantal stemgerechtigde leden vertegenwoordigd is. Het bepaalde in artikel 38, lid 2 van dit Reglement kan daarbij Van overeenkomstige toepassing worden verklaard door de Voorzittend Meester van het alsdan fungerende bestuur.
2. Het in het eerste lid genoemde besluit wordt genomen met een meerderheid van tenminste twee/derde van het aantal uitgebrachte stemmen Niet geldig uitgebrachte stemmen worden geacht tegen het voorstel te zijn uitgebracht,
3. De Algemene Vergadering kan besluiten een Commissie belast met de liquidatie van de bezittingen van de Loge in te stellen.
Slot – en Overgangsbepalingen
Artikel 41. Onvoorziene zaken in Reglement.
1. In alle gevallen waarin dit Reglement niet voorziet en/of omtrent de uitlegging van de in dit Reglement opgenomen bepalingen, beslist de vergadering van de leden van de Loge in de graad waarin de aangelegenheid behoort te worden behandeld.
2. In spoedeisende gevallen beslist de Voorzittend Meester, zo mogelijk na raadpleging van een of meer leden van het Bestuur.
Artikel 42. Wijzigingen in het Reglement.
1. Wijziging van dit Reglement kan alleen geschieden krachtens een besluit van een daartoe bijeengeroepen Algemene Vergadering van de leden van de Lage op voorstel van het Bestuur of van zeven Meesters, leden van de Loge.
2. Een voorstel tot wijziging dient tenminste Zeven dagen voor de dag waarop het voorstel in een vergadering zal worden behandeld aan de leden van de Loge te worden aangeboden; het betreffende voorstel dient daarbij behoorlijk te worden gemotiveerd.
3. Voor het besluit tot wijziging van het Reglement is een meerderheid van twee/derde van het aantal rechtsgeldig uitgebrachte stemmen vereist.
Artikel 43. Buitenwerking stellen oude Reglement.
1. Het huishoudelijk Reglement als laatstelijk gewijzigd en vastgesteld in de Algemene Vergadering van de leden der Loge, gehouden op 6 mei 1987 treedt buiten werking op de dag waarop dit Reglement van kracht wordt.
2. Reeds aangegane verbintenissen worden geacht op de voet van dit Reglement te zijn aangegaan.
Artikel 44. In werking treden nieuwe Reglement.
1. Dit Reglement treedt in werking op de dag volgend op die waarop het hoofdbestuur van de Orde dit Reglement heeft bekrachtigd.
Taakomschrijving Officianten
September 1994.
Taken en verantwoordelijkheden van Officianten van de Loge Anna Paulowna
Ceremoniemeester
Verantwoordelijkheden
1. De Ceremoniemeester is verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van het Rituaal tijdens de 0.Ll. in de drie graden in de Tempel.
2. Hij is verantwoordelijk voor een correcte uitvoering van een aantal maçonnieke zaken tijdens het verblijf in de Voorhof, voor en na de 0:. LI:. in de drie graden.
3. Hij is verantwoordelijk voor enkele zaken tijdens de in de Voorhof te houden Comparities.
Taken in de Tempel.
In de Tempel bij de 0.. LI:.
1. Hij voert de rituele Arbeid op waardige wijze uit.
2. Hij is gedurende de gehele 0:. L:. actief.
3. hij draagt zorg voor de inrichting van de Tempel in de drie graden.
4. hij zorgt dat bij inwijdingen alle benodigdheden gereed liggen.
5. Hij geleidt de Bbr:. naar de Tempel, klopt op maçonnieke wijze aan en zorgt voor een evenredige bezetting der Kolommen, waarbij hij er op toeziet dat de juiste volgorde in acht genomen wordt.
6. Hij geleidt vervolgens de Voorzittend Meester en de heide Opzieners tempelwaarts en kondigt hen aan, staande tussen de Kolommen.
7. Hij geleidt de Bbr:. Bezoeker(s) binnen de Tempel.
In de Voorhof bij de 0:. l:.
1. Hij houdt een inventarislijst bij, waarop alle attributen voorkomen die nodig zijn bij de arbeid in de drie graden. Hij draagt zorg voor de aanvulling van die attributen.
2. Hij waarschuwt de Bbr:. Dekker en de Bbr:. van Talent zich naar de Tempel te begeven.
3. Hij controleert voor de aanvang van de Tempeldienst de Donkere Kamer, de Kamer van Voorbereiding en de Tempel en stelt vast of alles in orde is. Daarna bericht hij de Voorzittend Meester dat alles gereed is en vraagt aandacht voor de Gedeputeerd Meester, die de Bbr:. tot de Arbeid oproept.
4. Hij ontvangt de candidaat en geleidt hem naar de Kamer van Voorbereiding.
5. Hij ontvangt de Visiteuren, laat hen in het Visiteurenboek tekenen en ziet toe dat het onderzoek van de Visiteuren plaats vindt door de Bbr:. Onderzoeker.
6. Hij legt de cordons voor de Bestuursleden en Officieren gereed.
7. Hij vergewist zich ervan, dat alle dienstdoende Officieren aanwezig zijn.
8. Hij verzamelt de cordons na de Tempelbijeenkomst.
9. Hij doet de Visiteuren uitgeleide.
Taken in de Voorhof bij de Comparities.
1. Hij brengt op verzoek van de Voorzittend Meester de Bbr.. Bouwer van die avond naar de Gebroken Kolom voor het opleveren van een Bouwstuk.
2. Hij brengt na de oplevering van het Bouwstuk, op verzoek van de Voorzittend Meester de Bbr:. Bouwer van die avond weer naar zijn plaats terug.
Voorbereider.
Verantwoordelijkheden.
1. De Voorbereider is verantwoordelijk voor de juiste en tijdige voorbereiding van de candidaten in de drie graden, opdat zij de bijeenkomst als een optimale beleving ervaren.
Taken.
1. Hij heeft tot taak de candidaten voor te bereiden op de komende gebeurtenissen van de betreffende avond.
2. Hij verricht hierbij alle daartoe geëigende werkzaamheden.
Dekker.
Verantwoordelijkheden.
1. De Dekker is verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van een aantal aan hem toevertrouwde rituele zaken tijdens de 0:. Ll.. in de drie graden in de Tempel.
2. Hij is verantwoordelijk voor een correcte uitvoering van een aantal maçonnieke zaken tijdens de Comparities in de drie graden in de Voorhof.
Taken.
1. Hij draagt er zorg voor dat tijdens de 0.. LI:. de Tempel naar behoren is gedekt.
2. Hij laat de Bbr:. tot de 0:. L:. pas toe, nadat zij hem het Paswoord hebben gegeven.
3. hij draagt er zorg voor dat tijdens de Comparities, de Voorhof naar behoren is gedekt.
4. hij stelt de laatste conditie in hij het banket na de 0:. Ll:. (Tyler’s toast).
Broeder van Talent.
Verantwoordelijkheden.
1. De Broeder van Talent is verantwoordelijk voor passende muziek gedurende de 0:. LI:. in de drie graden.
Taken.
1. Hij maakt, in overleg met de Voorzittend Meester, een keuze over de muziek die er ten gehore gebracht zal worden.
2. Hij bepaalt in overleg met de Voorzittend Meester de lengte van de muziekstukken.
Tweede Secretaris.
Verantwoordelijkheden.
1. De Tweede Secretaris is verantwoordelijk voor een aantal deeltaken van de secretariaatswerkzaamheden.
Taken.
1. Hij notuleert de Comparities en de bestuursvergaderingen.
2. Hij is Secretaris van de Commissie van Onderzoek.
3. Hij kan verzocht worden de Eerste Secretaris te assisteren bij de overige secretariaatswerkzaamheden.
Onderzoeker.
Verantwoordelijkheden
1. De Onderzoeker is verantwoordelijk voor een juiste toetsing van Bbr:. bezoekers in de drie graden.
Taken.
1. Hij toetst de Bbr:. bezoekers voor de Arbeid in de drie graden door het stellen van daartoe passende vragen.
2. Bij het vermoeden dat de Bbr:. bezoeker niet gerechtigd is aan de werkzaamheden deel te nemen, brengt hij dit onverwijld ter kennis aan de Voorzittend Meester, op wiens gezag aan de Bbr:. bezoeker toegang verleend of geweigerd wordt.
3. Hij stelt na een positieve toetsing de Br:. bezoeker voor aan de Voorzittend Meester.
Aalmoezenier.
Verantwoordelijkheden.
1. De Aalmoezenier is verantwoordelijk voor het juiste beheer van de inkomsten en uitgaven van de Aalmoezenierskas.
Taken.
1. Hij zamelt de vrijwillige bijdragen in van de Bbr:. voor de Aalmoezenierskas.
2. Hij kan in overleg met – en onder goedkeuring van – de Voorzittend Meester de inkomsten een bestemming geven.
3. Hij houdt de nodige administratie bij en legt daarvan jaarlijks rekening en verantwoording af tijdens de in artikel 16 tweede lid van het Huishoudelijk Reglement bedoelde Algemene Vergadering.
4. Omtrent de bestemming van de door hem gegeven bijdragen bewaart hij het stilzwijgen.
Bouw en Meubelmeester.
Verantwoordelijkheden
1. De Bouw – en Meubelmeester is verantwoordelijk voor het in goede staat houden van het Logegebouw, de conciërgewoning, het meubilair en de inventaris.
2. Hij is, als voorzitter van de Commissie tot onderhoud van het Logegebouw, verantwoordelijk voor een goed functioneren van de Commissie.
3. hij is verantwoordelijk voor een op adequate wijze verdelen van de werkzaamheden over de leden van de Commissie.
Taken.
1. De Bouw – en Meubelmeester maakt een plan met een ondersteunend budget, voor het onderhoud van het gebouw, het meubilair en de inventaris over meerdere jaren i.v.m. de benodigde financiële middelen. Dit plan dient hij jaarlijks (verenigingsjaar) in, bij de Thesaurier, die het in de eerstvolgende bestuursvergadering aan het Bestuur ter goedkeuring voorlegt. Hij verstrekt daarbij een beknopte omschrijving van de aan te brengen verbeteringen en/of vernieuwingen.
2. Hij houdt inventarislijsten bij incl. de jaarlijkse mutaties van het meubilair en de inventaris; een duplicaat hiervan wordt jaarlijks aan de Secretaris overhandigd, tegelijk met het onder punt 1. vernoemde plan, “Voor zover het de aanschaffing van de voor het buffet benodigde losse inventaris betreft, doet hij dit in overleg met de Hof – en Keldermeester. De kosten daarvan kunnen rechtstreeks bij de Thesaurier worden gedeclareerd”.
3. Hij ziet toe dat op de verjaardagen van de leden van het Koninklijk Huis en de Nationale feestdagen de vlag vanaf het gebouw wordt uitgestoken.
4. Hij verzorgt het onderhoud en de instandhouding van het Logegebouw op zo economisch mogelijk wijze door:
a. een zo zuinig mogelijk gebruik van gas, water, licht en onderhoudsmiddelen t.b.v. het schoonhouden van het gebouw, meubilair en inventaris. E.e.a. in goed overleg met de Servant/Beheerder;
b. het controleren/fiatteren van binnenkomende rekeningen van het onderhoud resp. aanschaffingen ten behoeve van het gebouw, het meubilair en de inventaris, alsmede de rekeningen voor het verbruik van gas, water, licht. Ook alle benodigde kaarsen en onderhoudsmiddelen t.b.v. het schoonhouden van het Logegebouw vallen onder dit punt. Na accoordbevinding dient hij de rekeningen ter betaling in bij de Thesaurier;
c. het zelfstandig verstrekken van de opdracht voor het onderhoud van het gebouw, het meubilair en de inventaris mits de kosten per geval een bedrag van f 500,- niet te boven gaan en in lijn liggen met het plan en het budget;
d. door het vragen van toestemming aan de Thesaurier, wanneer de kosten per geval de f 500,- te boven gaan en in lijn liggen met het plan en het budget;
e. door het vragen van toestemming aan het Bestuur, wanneer de kosten zoals hiervoor genoemd het vastgestelde jaarlijkse budget dreigen te overschrijden,
5. Hij maakt een verslag van de activiteiten van de Commissie tot Onderhoud van het Logegebouw over het afgelopen verenigingsjaar en presenteert dit in de eerstvolgende Algemene Vergadering van de Loge.
Voorzitter Commissie Avonden met Dames.
Verantwoordelijkheden.
1. De voorzitter van de Commissie Avonden met Dames, is verantwoordelijk voor een goed verloop van de bijeenkomsten “Avonden met Dames”. Hij wordt daarin :bijgestaan door de leden van de Commissie Avonden met Dames.
Taken.
1. Hij organiseert tenminste een maal per jaar een Avond met Dames, alsmede een receptie ter gelegenheid van de jaarwisseling (Sylvesteravond) en eventueel een zomerbijeenkomst.
2. Hij vraagt de benodigde financiële middelen aan bij de Thesaurier van de Loge. De verstrekte middelen kunnen ook voor eventueel te verstrekken dranken en spijzen aangewend worden, zulks in overleg met de Hof – en Keldermeester.
3. Voor de geldelijke gevolgen van de activiteiten van de Commissie is hij, conform het bepaalde in artikel 25 van het Huishoudelijk Reglement verantwoording verschuldigd aan de Thesaurier van de Loge.
4. Hij maakt een verslag van de activiteiten van de Commissie Avonden met Dames over het afgelopen werkjaar en presenteert dit in de eerst volgende Algemene Vergadering van de Loge.
Hof – en Keldermeester.
Verantwoordelijkheden.
1. Als voorzitter van de Buffetcommissie is de Hof – en Keldermeester verantwoordelijk voor de verstrekking van spijzen en dranken tijdens en na de door de Loge belegde vergaderingen, alsmede voor het dekken der tafels en het bedienen bij de banketten.
2. Hij laat zich in de uitoefening van zijn taak bijstaan door de Br:. Servant/beheerder.
3. hij zorgt voor een juiste verdeling van de taken binnen de Commissie.
Taken.
1. De H:. en K:. Mr. ziet toe dat de Br:. Servant/beheerder de spijzen op efficiënte wijze inkoopt en de voorraden op efficiënte wijze beheert.
2. Hij maakt een kostenbegroting voor de te nuttigen spijzen en dranken t.b.v. de door de Loge belegde vergaderingen en/of banketten.
3. hij zorgt dat de Br:. Servant/beheerder een voorschot krijgt voor de door deze te maken kosten.
4. Hij regelt dat de Br. Servant/beheerder per banket een vaste vergoeding krijgt voor de geboden diensten. Deze vergoeding dient uit de inning van de banketinkomsten betaald te worden.
5. Hij stelt de tafels op en dekt ze, zulks in goed overleg met de Br:. Servant/beheerder.
6. Hij bedient aan de banketten en na de banketten draagt hij zorg voor het afruimen der tafels, daarin bijgestaan bij voorkeur -door leerling-vrijmetselaren. Deze laatst vernoemden zijn geen lid van de Buffetcommissie.
7. Hij ziet toe op een correcte afrekening van de door de leden van de Loge genoten banketten, terzake waarvan hij, eventueel in overleg met de Thesaurier boek houdt.
8. Hij rekent direct na het banket af met de Br:. Servant/beheerder omtrent de door deze gemaakte kosten.
9. In overleg met de Bouw en Meubelmeester inventariseert hij ~6nmaal per jaar en wel in de maand januari de voor het buffet benodigde losse inventaris.
10. Hij legt éénmaal per jaar, in de maand januari, t.b.v. de afsluiting van het boekjaar, rekening en verantwoording aan de Thesaurier van de Loge af, van de aan hem toevertrouwde geldmiddelen. (voorschot/inkomsten/ Uitgaven.)
11. Hij controleert en fiatteert de binnenkomende rekeningen aangaande zaken die onder zijn verantwoording vallen.
12. Hij kan in voorkomende gevallen een beroep doen op de financiële middelen van de Loge, zulk in overleg met de Thesaurier.
13. hij maakt jaarlijks na afloop van het werkjaar een verslag op van de activiteiten van de Buffetcommissie en presenteert dit in de eerstvolgende Algemene Vergadering van de leden van de Loge.
Voorzitter van de commissie Voorlichting
Verantwoordelijkheden
1. De Voorzitter van de Commissie Voorlichting, is er verantwoordelijk voor, om hij voortduring de maçonnieke beginselen meer bekendheid te geven.
2. Hij laat zich in de uitoefening van zijn taak bijstaan door de leden van de Commissie.
3. Hij is verantwoordelijk voor een juiste verdeling van de taken binnen de Commissie Voorlichting.
Taken.
1. Hij belegt op geregelde tijden bijeenkomsten voor belangstellenden, waarvoor hij een terzake kundige Vrijmetselaar aantrekt om een voordracht te houden.
2. Hij dient voor 1 november van enig jaar voor het komende jaar een plan met een daaraan verbonden budget in hij de Secretaris van de Loge. Deze laatst vernoemde stuurt dit plan, wanneer het de goedkeuring heeft van het bestuur, naar de Commissie Voorlichting van het Hoofdbestuur der Orde.
3. Hij vraagt financiële middelen aan bij de Thesaurier van de Loge, voor de te maken uitgaven zoals het plaatsen van advertenties, reiskosten en vergoedingen voor aangetrokken sprekers, geschriften, publicaties etc.
4. Hij controleert en fiatteert de binnenkomende rekeningen aangaande zaken die onder zijn verantwoording vallen.
5. hij informeert tijdig, d.w.z. tenminste 6 weken voor de betreffende datum, de Secretaris van de Loge dat er een Avond voor Belangstellenden zal plaatsvinden. De Secretaris informeert overeenkomstig de aangegeven wijze de Commissie Voorlichting van het Hoofdbestuur van de Orde. Hij kan daarbij een verzoek richten om in aanmerking te komen voor informatie materiaal. Een afschrift van de brief gaat tevens naar de redactie van het A.M.T.
6. Hij maakt het voor dat doel voorgeschreven declaratie-formulier op, waarin alle kostenposten worden opgenomen welke voor de gehouden Avond voor Belangstellenden aan de orde zijn gekomen. Hij voegt afschriften / fotokopieën toe. Dit formulier dient de Thesaurier van de Loge, voor akkoord getekend en voorzien van afschriften /fotokopieën, te sturen aan de Secretaris van de Loge. Deze laatst vernoemde stuurt het gehele pakket naar de Commissie Voorlichting van het Hoofdbestuur der Orde, ter verkrijging van de op de declaratie te verstrekken subsidie.
7. Hij stelt overeenkomstig de aangegeven wijze een evaluatieverslag op, welke hij doet toekomen aan de Secretaris van de Loge. Deze stuurt het verslag door aan de Commissie Voorlichting van het Hoofdbestuur van de Orde.
8. Hij inventariseert op regelmatige wijze, doch tenminste eenmaal per jaar – in de maand januari, t.b.v. de afsluiting van het boekjaar – de voorraad maçonnieke boeken en geschriften. Het resultaat rapporteert hij aan de Thesaurier van de Loge. Tevens geeft hij een overzicht van het verbruik over de afgelopen periode en de eventueel ontvangen gelden bij verkoop. Ook deze laatst vernoemde informatie rapporteert hij aan de Thesaurier.
9. Hij belegt zo mogelijk bijeenkomsten in kleine kring van belangstellenden die nader contact wensen. Hij kan samen met andere leden van de Loge een gespreksgroep vormen, die op haar beurt additionele informatie aan de belangstellenden kan geven.
10. Hij brengt, op regelmatige wijze, aan het Bestuur van de Loge een intern verslag uit van de werkzaamheden van de Commissie. Dit interne verslag dient bij voorkeur te worden uitgebracht tijdens een bestuursvergadering.
11. Hij verzamelt adresmateriaal van geïnteresseerde profanen.
12. Hij onderhoudt de contacten met die leden van de Lage welke niet c.q. niet-regelmatig op de Comparities en/of Openloges van de Loge verschijnen.
13. Hij maakt een verslag van de activiteiten van de Commissie Voorlichting van het afgelopen werkjaar en presenteert dit op de eerstvolgende Algemene Vergadering van de leden van de Loge.
Archivaris
Verantwoordelijkheden.
1. De Archivaris is verantwoordelijk voor het archief van de Loge, waarin alle officiële akten en alle schriftelijke en gedrukte stukken zijn opgeslagen, die voor het beheer van de Loge hebben gediend en ouder zijn dan 3 jaar.
2. Hij is er verantwoordelijk voor dat de opgeslagen informatie niet, dan met de uitdrukkelijke toestemming van het Dagelijks Bestuur, aan andere lede van de Loge of aan andere maçonnieke instellingen ter inzage wordt gesteld
3. hij legt verantwoording voor zijn handelen af aan het Bestuur.
Taken.
1. Hij stelt een inventarislijst op van het archief en houdt deze hij.
2. Hij neemt aan het begin van elk werkjaar de in aanmerking komende stukken in ontvangst van de Secretaris en de Thesaurier en draagt er zorg voor dat de stukken per werkjaar bijeengehouden worden en blijven. Het opslaan van deze informatie vindt ook, conform die instructie plaats.
3. De notulen en presentie-boeken worden door de Secretaris aan hem, overgedragen binnen een jaar, nadat de laatste daarin vermelde Comparitie heeft plaatsgevonden. Hij draagt zorg voor een juiste opslag en vastlegging.
4. Het verstrekken van gearchiveerde informatie aan de leden der Loge die geen lid van het Bestuur zijn of aan andere maçonnieke instellingen, nadat het Dagelijks Bestuur hem daartoe gemachtigd heeft.
Bibliothecaris.
Verantwoordelijkheden.
1. De Bibliothecaris is verantwoordelijk voor het beheer van de bibliotheek van de Loge.
Taken.
1. Hij stelt een catalogus op van de boeken die het eigendom zijn van de Loge.
2. Hij draagt zorg dat nieuwe Loge-eigendommen in de vorm van boeken en andere schrifturen worden toegevoegd aan de catalogus.
3. Hij houdt een systeem bij, waarin vastligt welke boeken door welk lid van de Loge ter uitleen zijn gegeven.
4. Hij stelt een termijn van uitleen vast.